La Commission américaine pour l’égalité des chances en matière d’emploi (EEOC) a proposé de mettre fin aux obligations de déclaration EEO, notamment au rapport EEO-1. La proposition n’a pas été adoptée définitivement, et les employeurs pourraient continuer à recueillir des données démographiques sur leurs effectifs même si les déclarations fédérales ne sont plus obligatoires.

L’EEO-1 est l’un des six rapports concernés par la proposition. Il exige des données démographiques de la part des employeurs comptant au moins 100 salariés et de certains entrepreneurs fédéraux comptant au moins 50 salariés. L’EEOC a qualifié le processus de déclaration de contraignant et soutenu qu’il peut encourager la discrimination et les stéréotypes raciaux. La période de consultation publique a pris fin à la fin du mois d’août, mais l’agence n’a pas indiqué quand elle prévoit de publier une règle définitive.

La proposition ne supprimerait pas toutes les obligations de déclaration. Mark Goldstein, associé chez Reed Smith, a déclaré à HR Dive que la Californie, le Colorado, l’Illinois et le Massachusetts, ainsi que la Ville de New York, ont des exigences similaires. Les employeurs exerçant leurs activités dans ces territoires pourraient donc devoir continuer à effectuer des déclarations, et les entreprises présentes dans plusieurs États pourraient toujours être confrontées à un ensemble disparate de règles.

Les sources spécialisées en ressources humaines et en droit s’attendent également à ce que certains employeurs conservent des données démographiques pour d’autres raisons, notamment pour évaluer l’efficacité des initiatives en matière de talents et se préparer à se défendre en cas de litige. La Society for Human Resource Management a exhorté l’EEOC à ne pas mettre fin à cette obligation sans la remplacer ni fournir de recommandations sur les informations que les employeurs devraient recueillir, la durée de conservation, les personnes autorisées à y accéder et les utilisations possibles de ces données.

Laurie Henneborn, vice-présidente de Catalyst, a déclaré que l’utilité des données sur les effectifs dépassait le cadre de la conformité réglementaire. Le suivi des tendances en matière de recrutement, de rémunération et de promotion peut aider les employeurs à repérer les obstacles et à évaluer si les systèmes de gestion des talents fonctionnent comme prévu. Sans mesure, a-t-elle ajouté, il peut être plus difficile de détecter les problèmes émergents.

La poursuite de la collecte de ces informations exige des précautions. Jennifer Robins, avocate chez Saul Ewing, a déclaré que les employeurs devraient préciser que la communication de données démographiques est volontaire et tenir ces données à l’écart des décisions concernant le personnel. Goldstein a conseillé de limiter l’accès aux personnes qui en ont besoin pour des raisons professionnelles et de veiller à ce que les données ne servent pas à discriminer.

Pour l’instant, les employeurs ne devraient pas apporter de changements majeurs tant que la proposition est à l’étude, a déclaré Robins. Si l’EEOC adopte définitivement la suppression de cette obligation, Goldstein s’attend à ce que davantage de juridictions étatiques et locales envisagent leurs propres règles de déclaration des données démographiques. Henneborn a déclaré que les organisations peuvent utiliser les données pour repérer des tendances, écouter les salariés et apporter des améliorations, quelles que soient les modifications des exigences fédérales.

Sources: HR Dive.